¿Esclavo de tu trabajo? 

 

Todos intentamos desarrollar un plan de trabajo, pero en el caos diario pasan las horas, no alcanzan, y al terminar la jornada, no se ha hecho todo lo que se había propuesto.

Aquello pasa en las grandes empresas y en las pequeñas, también les pasa a los emprendedores y a los cuentapropistas. A todos nos ocurre el querer mejorar la productividad, hacer más en menos tiempo y conciliar vida laboral y personal.

Tener unos buenos hábitos, conocer las metodologías más innovadoras, así como las técnicas y las herramientas existentes pueden ayudar a llegar a todo.

El Getting Things Done (GTD) es una de esas metodologías, y lleva el nombre en honor al libro de David Allen, al que podríamos traducir como Organizate con eficacia.

La GTD se convierte en una ayuda cuando el listado de tareas es interminable. A diferencia de técnicas que priorizan la visualización del desborde, con la GTD no se propone el pensar en todo lo que hay que hacer, sino en cuál es la siguiente acción que debemos realizar. Así se concentra en recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. A su vez enfatiza que la prioridad la tienen aquellas actividades que se pueden hacer en menos de dos minutos, y de esa forma nos descarga de tareas innecesarias.

Como en la mayoría de las técnicas, el controlar el tiempo que dedicamos a cada tarea es otra cuestión fundamental para la que existen varios remedios. Uno de ellos es el Timeboxing, con el que se crean espacios de tiempo limitados para realizar tareas. Por otro lado está la técnica Pomodoro que aplica la realización de tareas en bloques de 25 minutos. Hay otras herramientas que hacen realmente sencillo poner estos métodos en práctica. Evernote y Remember the Milk son aplicaciones que permiten recopilar y organizar contenidos. Teamviz posibilita combinar las técnicas de GTD y Pomodoro.

Hasta allí las necesidades personales, pero en el mundo empresarial, la productividad depende de un trabajo coordinado, por lo que debe estar alineado todo el equipo. En esos casos puede resultar útil incluir gestores de proyectos, tales como Trello o Basecamp, que permiten entre otras cosas crear listas de tareas compartidas y asignar tareas y responsables.

En los trabajos grupales, de coordinación, las reuniones suelen convertirse en un contratiempo, a la vez necesarias, por lo que para evitar que sean lentas e improductivas, a través de adoptar una metodología como Scrum, se pueden definir nuestros objetivos, tiempos y eliminar distracciones.

Otro tiempo muerto en la administración se encuentra en la atención de correos absurdos o spam, por lo que llevar una gestión efectiva del correo electrónico es fundamental para ser más ser productivo. El sistema Inbox Zero es el más seguido y consiste en conseguir tener una bandeja de entrada limpia y sin ningún correo pendiente. Herramientas como Mailbox o Unroll.me ayudan a ello.